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地方公務員の庶務担当は損?職務上のメリットとデメリット等を解説

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役所の各課に必ずいる存在が、今回のテーマである庶務担当です。

(役所によっては呼び方が,総務担当だったり,いろいろ異なると思いますが,今回は庶務担当に統一します。)

 

私も庶務を数年した経験がありますが、地味に忙しく、それでいてそんなに感謝されない少しそんな役割なのですが、一方でメリットもたくさんあります。

 

そこで、今回は縁の下の力持ち、庶務担当の職務内容やメリット、デメリットを紹介したいと思います。

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庶務担当が担う事務とは?

庶務担当の仕事は,その名のとおり,課内の専門事務「以外」を一手に引き受けるという感じです。

 

具体的には,思いつくだけでも以下のようなものが庶務が事務となります。

 

・出勤簿や休暇承認願といった出退勤管理といった労務管理
・毎月の時間外手当の課内調整,年末調整といった給与事務
・予算の調定,支出といった出納事務
・委託契約,行政財産目的外使用許可といった契約事務
・予算要求,必要に応じて流用を行う予算事務
・庁内外の照会回答のとりまとめ
・消耗品,事務用品の購入,管理
・課内の忘年会,歓送迎会の幹事・・・

 

非常に多岐に渡りますよね。私も新人職員の頃,庶務担当をまかされたのですが,庁内外とやり取りをする事が多いです。

 

庶務担当のメリットは広い知識と広い人脈

いろいろ課内の事務をひろくこなさないといけない庶務担当ですが,メリットも多くあります。庶務担当のメリットとしては,広く役所の事務全般を学ぶことができることです。

 

専門事務であれば,その分野を深く学ぶことができることができますが,やはりその事務だけとなりますので,広く課内の事務を俯瞰する事ができません。

 

しかし,庶務であれば課内のとりまとめ等を行いますので,俯瞰して課内全般を知ることができます。

 

また,メリットとして庁内人脈が広がることが挙げられます。人事課,出納課,財政課,契約課,企画課など総務部門の方々と多く仕事をする機会が多いため,庁内人脈を広げることができます。

 

特に新規採用職員や若手職員ならば,庁内に多くの知り合いを作っておくことで,いろんな場面で助かることが多くなるでしょう。

このように,庶務担当者は,事務全般及び庁内人脈を広げる有利なポジションといえます。

 

庶務担当のデメリットは調整ストレスとルーティンワーク

一方で庶務担当のデメリットしては,全般的に事務の調整を行いますので,若干ストレスの多い役割といえます。

 

私も庶務担当を務めたことがありますが,課内とりまとめでは,締切過ぎても事業係が提出物を出さないことで,庁内とりまとめ課である企画課との間で板ばさみになって苦しんだこともあります。(汗)

 

また,庶務担当になれば,おのずと勉強をしないといけないので,全くに庶務素人には地獄といえます。

 

「負担行為?支出命令?」
「長期継続契約?」
「流用?歳出科目の新設??」

 

などなど,普通に公務員をしていたら当たり前の知識も,初めての場合は戸惑うことも多いと思います。

 

しかし,周りは庶務担当ならわかっていて当然といった具合に,仕事を任せますので,自学自習しないと次第に仕事が終わらずにパンクしてしまいます。

 

実際,今までケースワーカー一筋,窓口業務ばかり経験してきて,庶務経験が無いために,職の業務についていけずに精神的に病んでしまう職員もいるそうです。

 

なので,ストレス耐性が弱く,自己学習が苦痛に感じる人や,人付き合いやコミュニケーションが苦手という人も,庶務は向いていないかもしれません。

 

また,最初こそ自学自習をしないといけないのですが,慣れてくると今度は,庶務のルーティンワークの退屈さに辟易する人も多いようです。

 

私自身もそうでしたが,毎月の固定ルーティンワークばかりなので,飽きてくるんですよね。

 

とはいえ,ルーティンワークを以下に効率化して,ミスを無くすかということで工夫する余地を見つけて改善していくという楽しみを見出してからというもの,そんなに苦には感じなりましたね。

庶務担当として成功のポイントは臨時職員との信頼関係?

庶務担当の事務は,細かい事務も多いのですが,全てを自分ひとりでこなすのは無理があります。そこで,頼りになるのが,臨時職員(臨職)さんです。

 

臨職さんにも,庶務の事務の一部を担ってもらうだけで,かなり負担は軽減されます。

 

私自身も,最初こそ出納事務を自分自身で行っていましたが,後半は臨職さんに負担行為や支出命令をお願いして,後のチェックだけ行っていました。

 

臨職さんとのチームワークによって,庶務の事務は効率的に周り,課内効率も格段に向上します。逆に言えば,臨職と庶務のチームワークが悪いと,とたんに課のパフォーマンスが下がります。

 

庶務担当が女性が多い理由

庶務担当は,一般的に女性が多いです。女性のほうがコミュニケーション能力や気立てが良いという理由もあるでしょうが,私が考えるには,前述の通り,臨職との連携が女性のほうが取りやすいというところにあると思います。

 

臨時職員もだいたいが女性が多いことから,同性である女性が庶務担当を務めることで,臨時職員との連携がスムーズになるからです。

 

課内のパフォーマンスは臨職さんと庶務担当者にかかっていると言っても,言い過ぎではないと思います。

庶務担当は出世するは本当か?

ネット上の記事を読んでいると,庶務担当は出世コースに行きやすいといった情報を目にしましたが,一概にはいえません。

 

確かに役所内の事務に精通することはできますが,それだけで出世するほど単純ではありません。

 

むしろ,庶務スキルというのは,役所で仕事をしていくうえでの「最低限のスキル」といったものですので,庶務を務めることは最低条件であって,十分条件ではないという事です。

 

なお,庶務経験があるということで,どの部署にいっても通用する,いわゆるツブシが効く人とみなされ,いろんな部署に行ける可能性は高まります。

 

いろんな部署を渡り歩くことで,出世コースといわれる総務部門に配属される可能性もありますので,なるべく早い段階で庶務担当を担うと良いかもしれません。

 

庶務担当はスキルアップの近道

私自身,庶務担当で培ったスキルが,今も生きていますし,スキル以上に庶務担当を通じて庁内の知り合いが増えたことは事実です。

 

それゆえ,地方公務員がスキルアップをしたいと思うならば,庶務担当が最適だと思います。

 

資格取得を目指すのも良いですが,庁内のローカルルール,ローカルスキルに精通できる庶務担当は務めて損は無いと思いますし,逆に庶務経験が無いと,長い役所人生において何かと困ることが多いと思います・・・。

 

特に係長など,課内を取りまとめるポジションになればなるほど,庶務時代に培った能力は凄く活かされますよ。

 

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